Reunionitis digital aguda

La pandemia ha cambiado muchos de nuestros hábitos, unos están volviendo poco a poco a su estado anterior y otros siguen en plena evolución.

Una discusión que está muy activa es la relativa al formato de asistencia al trabajo: presencial, teletrabajo o híbrido. Si algo ha demostrado el confinamiento, en sus diferentes fases, es algo que llevamos tiempo buscando y no parecía posible. Las empresas pueden seguir funcionando con parte de sus empleados trabajando a distancia.

Pero, ¿cuál será el formato que se impondrá? Creo que el formato 100% online no es posible. Puede funcionar en caso de necesidad, pero las personas necesitamos interacción humana para funcionar. Somos seres sociales, es así de sencillo. Y no nos basta con una vídeo conferencia. Esto afecta directamente a nuestro rendimiento, y por tanto a los resultados de la empresa.

Lo que parece que vaya a ir tomando fuerza es el formato híbrido y las oficinas flexibles. Personas que acuden a la oficina cuando es necesario y espacios que les permiten tener mayores interacciones en grupo (espacios abiertos, más salas de reuniones, salas multiusos, zonas para reuniones informales, etc.), pues vienen a la oficina a hablar en persona con sus compañeros, no a usar el ordenador.

En mi opinión los espacios de coworking se han adelantado a esta tendencia, pues tienen exactamente este formato y añaden, entre otras muchas cosas, la ventaja de la localización (uno que he probado en más de una ocasión, y os recomiendo, es First Workplaces).

Reunionitis digital aguda 

Más allá del formato de asistencia al trabajo, algo que ha cambiado con el confinamiento es el número de reuniones y su eficiencia.

Recientemente compartía en Linkedin una de las maravillosas tiras cómicas de Tom Fishburne (Marketoonist), que refleja uno de los mayores males de las empresas (cuánto mayor es la empresa, mayor suele ser el problema):

Usando el sentido común podríamos decir que las reuniones a distancia deberían contribuir a hacerlas más eficientes (y en algunos casos así ha sido), pero al ser todas online lo que ha provocado es que tengamos más reuniones y estas, por lógica, sean menos eficientes.

La tendencia ante esto es tratar de reducirlas al máximo, pero ¿hasta qué punto? Si no nos reunimos podemos estar perjudicando la marcha de nuestro trabajo. ¿cómo podemos encontrar el punto medio? Como suele pasar en estos casos, hay más de una respuesta correcta y muchos depende.

Aquí van mis sugerencias basadas en el sentido común y miles de reuniones a mis espaldas (no pretendo ser un experto en RRHH).

Cómo hacer que tus reuniones de trabajo sean más eficientes

1. Necesidad de la reunión: el organizador de la reunión es el responsable de determinar si la reunión es necesaria, o cómo dice el cómic se podría solucionar por email. No hay una regla establecida, es puro sentido común. La propia dinámica de tu trabajo te lo va a marcar. Es cuestión de llegar al punto adecuado.
2. Tener una agenda previa acordada.
3. Todos los asistentes deben traer los deberes hechos: con tantas reuniones, y más durante el confinamiento, hemos visto como un porcentaje importante de los asistentes a las reuniones son eso, asistentes. No aportan mucho, y en ocasiones están trabajando en otros temas al mismo tiempo, porque con tanta reunión no tienen tiempo para trabajar (¡una locura! ¿no?).
4. No debe durar más de 30-45 minutos: todo lo que exceda este tiempo, debe pasar a una sesión de trabajo entre las personas implicadas. No con todos los asistentes presentes.
5. Aunque ya está muy extendido, debemos contar con las herramientas de organización y comunicación necesarias para facilitar tanto este proceso, como las conversaciones paralelas (que nos eviten reuniones innecesarias): calendarios, Slack, WhatsApp, etc. etc. Los cuales también deben usarse con cabeza, pero esto me daría para otro artículo.
6. Cuando fallen los puntos anteriores, ¡usar el sentido común!

Dicho esto, y vistas las fechas, ¡felices reuniones! 🙂

La foto que acompaña al artículo es de Freepik