¿Cómo mejorar mi productividad personal?

Todos los años nos pasa algo parecido. Llega Enero y nos ponemos a pensar qué cosas podemos mejorar en el nuevo año. Nos ponemos a hacer el listado de propósitos. Uno de los temas que a todos nos gustaría optimizar es nuestra productividad en general o mirado desde otro punto de vista, cómo podemos hacer más en menos tiempo para tener más tiempo para nuestra vida privada.

Aunque cada vez hay menos personas que hacen departamentos estancos entre la vida personal y la profesional (desde hace tiempo el estilo de trabajo y sobre todo el teléfono móvil han hecho que esto sea muy difícil), siempre estamos luchando por encontrar equilibrio en esa dicotomía: tiempo para trabajar y tiempo para el ocio y el descanso. Queremos ser más eficientes en el trabajo, para trabajar más o para descansar más. Y especialmente para gestionar mejor el estrés.

Cuando la realidad es que el tiempo es finito y tenemos que priorizar. Estamos metidos en una inercia en la que cada hueco libre se llena con otra actividad inmediatamente. Ante esta realidad quiero desmitificar la frase “No he tenido tiempo para hacerlo”.

Es mentira que no tengamos tiempo para hacer las cosas, lo que ocurre es que hemos decido emplearlo en otras

Ante esta lucha constante contra el reloj, el estrés, las decenas de tareas sin hacer, los proyectos sin empezar o a medias, etc., es bueno que nos paremos a pensar. Quédate con esto de pensar, porque es la clave de cualquier sistema de productividad.

¿Cómo mejorar mi productividad personal?

Como todo en esta vida, y con la productividad más, necesitamos un sistema para obtener el máximo rendimiento. Para escribir este artículo me he apoyado en las experiencias personales de mi grupo público de WhatsApp Claridad, camino e ilusión (si estás interesado en unirte, escríbeme y te añado).

Más allá del sistema, creo que lo más importante es que empecemos por ser conscientes de que tenemos que seguir varias fases para que funcione.

A la hora de trabajar, todos tenemos nuestro sistema de productividad. Mejores o peores, pero todos hemos adquirido una serie de costumbres para organizarnos. Pero creo que en la mayor parte de los casos solo llevamos a cabo parte de las fases y no lo hacemos bien.

¿Cuál es la mejor herramienta de productividad personal?

Un error muy común, en el que he caído varias veces, es pensar que es la herramienta la que nos va a ayudar a ser productivos y organizados. Y si, es una ayuda, pero la tu productividad depende de ti, ninguna herramienta te va a hacer productivo si no sigues unos pasos concretos y eres constante, muy constante.

Tu productividad depende de ti, ninguna herramienta te va a hacer productivo si no tienes una metodología y eres muy, muy constante

Puedes hacer la prueba, busca algo como “las mejores herramientas de productividad” y tendrás centenares de resultados con recopilaciones, artículos con recomendaciones, anuncios de apps, etc. y muchas de ellas parecen cumplir con la promesa de mejorar tu productividad.

Dicho esto, lo primero que tienes que diferenciar son las herramientas para uso personal o para la gestión de proyectos. ¿Obvio, no? No tanto.

Tú puedes tener tu aplicación de productividad, pero para trabajar en equipo tienes que conseguir que el resto del equipo aprenda a usarla, y lo más importante, la use cada día para el proyecto. Y esto no suele suceder.

Por lo tanto, para que el equipo se coordine adecuadamente con esta aplicación, antes debes buscar la app más adecuada (fácil de usar, que sea fácil de meterse en un proyecto, que un buen porcentaje del equipo la use, etc. etc.).

Para evitar extenderme demasiado vamos a pensar en una aplicación de productividad para mejorar la tuya. Ya nos ocuparemos del equipo cuando consigamos ser más productivos nosotros.

En este sentido te puedo recomendar 2 aplicaciones: Todoist y ClickUp. Ambas tienen planes gratuitos bastante extensos para que puedas probarlas. Podría hacer una lista extensa, pero en este caso menos es más. Existen otras opciones como Notion o Monday, pero mi consejo es que sea cual sea la herramienta que utilicéis, es preferible que empecéis por una sencilla que dejaros llevar por las múltiples funciones de las aplicaciones más potentes.

Vamos a ver cuál es, en mi opinión, el sistema de productividad personal más adecuado y las características personales necesarias para que funcione.

Fases de un sistema de productividad personal

Sistema de productividad personal

1. Recopilación de información

Lo primero es tener un sistema único que nos permita recoger ideas, tareas, lecturas interesantes, pensamientos, etc. de una forma rápida, que nos permita traducir esos apuntes a tareas y analizarlos a posteriori para sacar conclusiones. Y lo más importante, para que funcione tenemos que ser constantes, muy constantes. Hacer nuestra la rutina de recopilar la información y volcarla en nuestra herramienta de planificación.

En la mayoría de los casos nuestro sistema de captura de información es deficiente (cuaderno, notas en el móvil o auto emails), y solo lo usamos para las cosas que consideramos más importantes. En el camino se nos han ido ideas y tareas que pasaron fugazmente por nuestra cabeza mientras hacíamos otra cosa.

Como resultado tenemos notas sueltas en diferentes soportes que ni nos permiten hacer una búsqueda, ni analizarlas, y que además aumentamos el riesgo de perder información.

Las aplicaciones que os he comentado más arriba nos ofrecen muchas facilidades para tomar notas rápidamente. Pero como en todo, tenéis que buscar la que mejor os funcione a vosotros. Otras opciones muy válidas son desde un cuaderno abierto a vuestro lado o aplicaciones tradicionales como Evernote.

¿Por qué es importante hacer un análisis posterior de nuestras notas?

A menudo confundimos estar ocupados con avanzar. Hacer muchas tareas cada día nos da esa sensación de avance, que cuando analizamos lo que realizado nos damos cuenta de que no hemos progresado en los proyectos importantes. Por eso es importante que aprendamos a identificar qué cosas nos aportan y cuáles no, y tomemos decisiones sobre aquellas que no nos aportan valor.

2. Planificación

Partiendo de una planificación a medio plazo de proyectos y objetivos, la siguiente fase, una vez hemos recopilado y analizado la información, es hacer el volcado de tareas a una aplicación (recuerda: ClickUp, Todoist, Notion), donde combinaremos las tareas relacionadas con nuestros proyectos a medio plazo, con las de nuestro día a día (que serán una combinación del medio y el corto plazo).

Tener las tareas en una misma aplicación que nos permita verlas en un horizonte temporal, nos permiten tomar decisiones sobre qué acometer en primer lugar.

Estas aplicaciones te permiten combinar en tu calendario tanto tus reuniones, como las tareas que has asignado a cada día. De esta manera, podrás empezar cada día con una visión clara de lo que tienes que hacer.

3. Ejecución

Aquí llega uno de los puntos clave. Una cosa es lo que planificamos y otra lo que somos capaces de llevar a cabo cada día. Surgen imprevistos, tardamos más de la cuenta en realizar las tareas, tenemos un mal día y rendimos menos… las posibilidades son muy variadas.

Por eso una vez que empezamos a ejecutar, es fundamental que tengamos la cintura suficiente para replanificar o descartar tareas, en caso de ser necesario.

4. Análisis de tareas

Aunque hagamos análisis casi cada día, es importante que al menos una vez al mes, hagamos un estudio de las tareas apuntadas, planificadas, replanificadas y finalmente ejecutadas con éxito.

Si hemos apuntado 10 cosas, no debería pasar ese mismo número a las siguientes fases. Antes de dar un siguiente paso siempre tenemos que pensar en nuestros planes a medio plazo y cuáles de esas tareas merecen la pena ser planificadas. También nos vamos a encontrar con el caso de que hemos replanificado n veces una tarea. Debemos plantearnos si tiene sentido llevarla a cabo.

Gracias a este análisis vamos a encontrar patrones de comportamiento positivos y negativos. En nuestra mano está el profundizar en unos y descartar otros.

Mi experiencia personal

¿Cómo me organizo yo? Depende de la situación. Si estoy trabajando todas mis notas van a la aplicación directamente (ClickUp, Todoist hasta hace muy poco). Nada de notas en un cuaderno o en emails. Para eso utilizo las múltiples opciones que nos dan esas apps: aplicación móvil y escritorio, extensión en el navegador o la posibilidad de enviar tareas desde el correo electrónico.

Si estoy en una reunión, siempre tengo cerca un cuaderno y un bolígrafo (y cuando se da la circunstancia tomo notas en un documento compartido). Tomo notas de todo y luego lo vuelco a mi herramienta de productividad.

Lo mismo se aplica a las reuniones. En el momento que tengo una posible reunión, bloqueo ese tiempo en el calendario y cuando se confirma envío la convocatoria.

Para planificar bien suelo empezar y terminar el día con unos minutos de reflexión sobre la agenda del día. Y además si tengo huecos durante la jornada, trato de ir volcando tareas y planificando para que no se me acumule el trabajo.

Espero haberte ayudado a tener algo de luz sobre la productividad personal. Algo tan subjetivo como las personas en si mismas. Mi consejo final es que no te obceques con un sistema o aplicación, la mejor opción es la que a ti te funciona.

La imagen que acompaña al artículo (productividad personal)