Contabilidad para Gerentes de Pymes: Principios Básicos para una Gestión Financiera Efectiva

Los gerentes de pequeñas y medianas empresas deben gestionar todas las áreas de la Pyme. Esto es obvio. Pero de lo que no nos damos cuenta, es de que lo hacen tanto si tienen conocimientos y experiencia, como si no.

Como cualquiera de nosotros hacen mejor unas cosas que otras. Por eso llega un momento en que se deciden a profesionalizar la empresa, para mejorar los resultados y ser competitivos.

Una de las áreas en las que menos conocimientos o experiencia tienen es en el área financiera y contable.

Siguiendo el enfoque de algunos de mis últimos artículos, voy a tratar un tema que no está directamente relacionado con el marketing. Pero que tiene una gran influencia en él y en todas las áreas de la empresa. Todo este contenido lo estoy agrupando en mi Guía de marketing para pymes.

Mi formación en el área financiera y contable se limita a los conocimientos adquiridos en la carrera y en el máster, pero prácticamente se queda ahí. El resto lo he ido aprendiendo a base de trabajar en y para empresas.

Para mí la contabilidad era algo que casi se limitaba a un mero cumplimiento legal o normativo. Pero como suele pasar cuando hablas desde el desconocimiento, me equivocaba completamente.

La contabilidad es una herramienta estratégica que nos permite tomar decisiones informadas, gestionar eficientemente los recursos y permitir la continuidad del negocio y facilitar su crecimiento.

Sin embargo, para muchos gerentes, especialmente aquellos con un fuerte enfoque en marketing y ventas, los principios básicos de contabilidad pueden parecer un terreno desconocido.

En este artículo voy a tratar algunos de los temas que afectan directamente a la supervivencia de la empresa y a su relación con el marketing.

Flujos de caja: el pulso de tu Negocio

¿Qué es el Flujo de caja y por qué es tan importante?

El flujo de caja es el movimiento de efectivo que entra y sale de tu empresa durante un periodo determinado.

Es una definición sencilla, pero nos habla de algo básico: de la liquidez de tu negocio en tiempo real.

  • Flujo de caja positivo: las entradas de efectivo superan las salidas, indica que tu empresa tiene suficiente dinero para cubrir sus gastos y puede invertir en nuevas oportunidades de crecimiento.
  • Flujo de caja negativo: puede ser una señal de alerta, indicando problemas potenciales en la gestión de efectivo que podrían requerir atención inmediata.

Es decir en el primer caso estamos en disposición de crecer y en el otro es la señal de un problema interno (más allá de la necesidad de evaluar nuestras previsiones de ingresos y líneas de crédito).

¿Cómo optimizar la gestión del flujo de caja?

Tener un flujo de caja positivo, tiene dos polos obvios: tratar de acelerar los cobros y retrasar los pagos. Pero por supuesto, no es tan fácil.

Análisis del flujo de caja:

Lo primero es tener una idea clara de tu histórico financiero para identificar posibles patrones que te estén llevando a flujos de caja negativos. Para ello una gran ayuda es contar con herramientas de gestión financiera para entender mejor cómo se mueve el dinero en tu empresa (¿cómo se parece al marketing digital, no? Necesitamos contar con un cuadro de mando que nos permita entender cómo optimizar nuestra estrategia de marketing.

Acelera los cobros:

Requiere una buena disciplina que empieza por emitir las facturas de inmediato (tratando de negociar los plazos de pago y dejarlos claros para ambas partes), pero que podemos tratar de estimular y controlar mejor.

Una buena medida a la que podemos recurrir es a los descuentos por pago anticipado e implementando canales de pago digitales que los faciliten.

Todo ello debe ir acompañado del uso de software de gestión financiera que nos permita llevar el control (el que más me encuentro en las pequeñas empresas es Holded, pero existen muchas opciones como el conocido Sage).

La salud del flujo de caja empieza en el departamento comercial, pues son ellos quienes además de generar los ingresos, pueden tratar de vender a clientes con buena salud financiera y fijar con ellos mejores plazos de pago. Y por supuesto, de tratar de aumentar las ventas.

Reduce gastos:

El otro lado de la ecuación son los gastos, con el que seguiremos un proceso similar. En caso de tener problemas financieros (y por puro sentido común), todo empieza con un análisis y optimización de los gastos e inversiones (negociación de precios y plazos de pago con proveedores, externalización de costes, recortes de gastos, etc.).

De este análisis debería resultar una planificación de gastos que, junto con el análisis de los ingresos, nos da las herramientas para gestionar el flujo de caja.

Optimiza la financiación:

Y para solucionar las estrecheces y/o financiar el crecimiento de la empresa, analiza el estado de tus fuentes de financiación y valora nuevas posibilidades.

Opciones de Financiación para Pymes

Elegir la fuente de financiación correcta es vital para la expansión y la sostenibilidad de tu empresa. Las opciones más comunes son:

  • Créditos bancarios: es la opción tradicional pero requieren cumplir con criterios de crédito y, por lo general, necesitan garantías.
  • Business Angels o Capital de Riesgo: es la opción más usada en startups.
  • Crowdfunding: para el mercado B2C de las startups más innovadoras, es una opción cada vez más usada.
  • Financiación de deuda: a mi esta opción es la que menos me gusta, pues oculta los problemas.

Interpretación de balances para no contables

Entendiendo tu balance

El balance general es una fotografía de las posiciones financieras de tu empresa en un momento dado. Y refleja nuestros activos (lo que tu empresa posee) y los pasivos (lo que tu empresa debe). El patrimonio neto (activo – pasivo), es lo que queda para los propietarios después de pagar todas las deudas.

Indicadores Clave para entender el balance

Algunos ratios financieros clave incluyen:

  • Ratio de liquidez corriente: muestra si tu empresa tiene suficiente activo corriente para pagar sus deudas a corto plazo.
  • Ratio de endeudamiento: indica qué porcentaje de tu empresa está financiado por deuda en comparación con el capital propio.
  • ROA (Return on Assets): mide cuán efectivamente estás usando tus activos para generar beneficios. En marketing digital también lo usamos para medir la efectividad de las campañas de publicidad (ROAS – Return On Advertising Spend).

Presupuestos y Gestión de Costes

Presupuesto de ingresos y gastos

Tener un control del presupuesto de la empresa (a través de Holded o Sage), te va a permitir planificarte, y controlar tantos gastos, como ingresos.

Este presupuesto y las métricas básicas que hemos tratado antes, son los mínimos que deberías conocer. En mi opinión, a partir de este punto deberías contar con un experto externo que te aconseje.

Gestión de costes y márgenes

Ya hemos hablado de la optimización de los costes. En este punto lo que me parece más importante es empezar por la variable que nos genera los ingresos y los márgenes: el precio.

Una correcta definición de los precios y los márgenes es el paso 1 de la salud financiera de la empresa. Entender este punto hace que los diferentes elementos de ordenen.

Podría continuar el artículo hablando de previsiones de futuro, amortizaciones, etc. etc. pero no creo que este blog sea el sitio para hablar de todas las áreas.

Mi objetivo es que tengas una visión global de las cosas más básicas, y que en siguientes artículos vayamos profundizando en las relaciones con el marketing, las ventas y el resto de departamentos. Por mucho que en mis asesorías para Pymes estén centradas en el marketing, no me puedo aislar del resto de áreas.

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