Cómo hacer tangible y accionable el valor de tu red de contactos

Siempre he sido una persona muy social. Mi red de contactos es uno de mis “activos” como profesional y como persona. Después de tantos años trabajando y viajando conozco a muchas personas y disfruto poniéndolas en contacto. Tengo muchos contactos en mi agenda, en redes sociales, en asociaciones de networking, etc. ¿El problema? No tengo (tenía) forma de hacer tangible este activo.

Así que hace unas semanas empecé con el mini proyecto de poner orden y buscar una forma de hacer tangible lo intangible.

El primer paso fue organizar mi agenda de contactos. Por medio de ChatGPT y unas cuantas iteraciones conseguí tener una única base de datos unificada.

Después de muchos años acumulando teléfonos, emails y contactos profesionales, tenía información repartida entre diferentes sitios, duplicados, datos incompletos y, sobre todo, la sensación de que había mucho más valor en esa información del que realmente estaba aprovechando.

Mientras hacía limpieza me di cuenta de que el mayor problema no era tener los contactos desordenados. El problema algo más complejo, no tenía una forma eficaz de consultar mi red. Los buscadores de las agendas o de Linkedin son muy limitados.

Cuando necesito hacer una búsqueda completa: hablar con alguien que conozca un determinado mercado, haya trabajado en cierto sector o pueda presentarme a una persona concreta, sigo haciendo lo mismo que hacía hace veinte años: buscar en mi memoria.

Y eso me llevó a plantearme la forma de convertir una agenda de contactos en una base de conocimiento que me permita hacer tangible y accionable el valor de mi red.

Resumen del artículo

El artículo va a ser un poco largo, así que por si tienes poco tiempo, te dejo las principales conclusiones y tu decides si quieres leer el artículo completo más tarde.

Durante nuestra vida profesional acumulamos contactos en el teléfono, LinkedIn, email, calendario y otros sitios. El problema es que estas herramientas almacenan personas y parte de su información, pero no necesariamente el conocimiento que hemos acumulado sobre ellas.

Para aprovechar realmente una red necesitamos combinar dos cosas: quién es esa persona (experiencia, empresas, sectores, conocimientos, ubicación, intereses…), y qué relación tenemos con ella (cómo nos conocemos, confianza, proyectos compartidos, contactos comunes o conversaciones relevantes).

Hacerla tangible significa convertir el conocimiento disperso sobre nuestros contactos en información estructurada y consultable; hacerla accionable significa poder utilizar esa información para encontrar, conectar y mantener las relaciones adecuadas cuando las necesitamos.

La IA y algunas nuevas herramientas permiten empezar a convertir todo ese conocimiento en una red que podamos consultar mediante preguntas normales: desde una solución muy básica con Google Contacts y ChatGPT o Claude, hasta herramientas específicas como Mesh o Dex.

Mi propuesta no es construir desde el primer día el sistema perfecto. Es avanzar por fases y aumentar la complejidad solo cuando la fase anterior haya demostrado que aporta valor.

En este articulo te explico cómo lo he hecho y los errores que cometí para que puedas evitarlos.

Tenemos una red de contactos, pero no podemos sacarle partido de verdad

La mayoría tenemos toda nuestra red digitalizada de una forma u otra. Desde los contactos de nuestra agenda, nuestras conexiones en Linkedin o nuestro correo electrónico.

Entre todas nuestras fuentes de datos parece que tenemos toda la información. El problema es que está en “bases de datos” diferentes que no nos permiten buscar más allá del nombre de la persona o su empresa.

Lo que te quiero proponer cambia esto. Requiere cierta dedicación, si, pero pone en valor uno de nuestros activos más importantes.

Supone de pasar de revisar tu agenda, hacer memoria y hacer algunas búsquedas, a hacer preguntas concretas y encontrar a la persona adecuada o a la que puede conocer a esa persona.

Cuando estamos buscando un contacto, nuestras preguntas son de este tipo:

• ¿A quién conozco suficientemente bien, que haya trabajado en Portugal o tenga buenos contactos allí y que pueda ayudarme a entender por dónde empezar en el sector hotelero?
• ¿Quién de mi red conoce bien el sector de la cosmética en Francia?
• ¿Con qué potencial cliente debería volver a hablar porque llevamos demasiado tiempo sin contacto?
• ¿A quién conozco que haya creado o vendido una empresa?
• ¿Quién podría presentarme a alguien de esta compañía?

Esto puede servir para desarrollo comercial, búsqueda de empleo, contratación, proveedores, inversión, expansión internacional o simplemente para pedir consejo.

Como todo proyecto basado en datos, para que las búsquedas nos den buenos resultados requiere cierto esfuerzo y constancia para enriquecer los perfiles y las relaciones. Te voy a hablar de herramientas que nos hacen parte del trabajo, pero requiere cierto trabajo.

El valor de una red de contactos está en el contexto

Nuestra agenda nos dice quién es una persona, con LinkedIn podemos añadir información de su trayectoria, pero esto sin el contexto de nuestro histórico con esa persona se queda cojo.

• Perfil completo de la persona (agenda + Linkedin): dependiendo de lo que estemos buscando, pueden ser relevantes su trayectoria, empresas anteriores, sector, experiencia internacional, conocimientos, formación, intereses o incluso determinados cambios recientes en su carrera.
• Nuestra relación con esa persona: ¿Cómo nos conocimos?¿Hemos trabajado juntos? ¿Qué nivel de confianza existe? ¿Cuándo hablamos por última vez? ¿Qué temas hemos tratado?

No necesitamos almacenar absolutamente todo sobre todo el mundo. Necesitamos disponer de los datos que nos permitan responder mejor cuando surja una necesidad.

Significa pasar de:

• Juan García (agenda) + CEO de X. Madrid (Linkedin)
• Juan García. CEO de X. Nos conocemos desde 2012, cuando trabajamos juntos en un proyecto. Buena relación aunque llevamos dos años sin hablar. Conoce muy bien empresas familiares y tiene una red importante en Portugal + toda la información de su perfil de LinkedIn.

El segundo caso no contiene simplemente más información. Contiene información que nos permite actuar. Esta es la info que necesitamos para que el buscador inteligente sea capaz de entender las relaciones, los contextos, etc. y darte los resultados que estabas buscando.

Ahí está, para mí, la diferencia entre almacenar contactos y construir conocimiento sobre una red.

Cómo convertir una agenda en una red de contactos accionable

Lo que os cuento es mi experiencia de unas semanas investigando, no pretendo ser un experto. Simplemente compartiros algo que a mi me ha funcionado. He cometido varios errores y he tenido que rehacer varios procesos. Lo que vas a leer a continuación son los pasos que si me han funcionado.

Al igual que con la IA, no debemos empezar con la herramienta. Lo primero, en este caso, es poner orden en tus contactos y subirlos a una plataforma digital tipo Google Contacts.

1. Reunir

Lo primero que hice fue reunir y deduplicar los contactos de mi agenda, iCloud, teléfono, etc. en una base de datos única en Google Contacts.

Lo hice con ChatGPT sin subir ningún datos de contacto.

• Cree copias de seguridad de las distintas fuentes de contactos (iCloud, iPhone y Google) y utilicé scripts en Ruby ejecutados desde el Terminal del Mac para analizar, normalizar y consolidar la información localmente, sin subir los datos a ningún servicio externo.
• Después importé el resultado a Google Contacts y utilicé su sistema de detección y fusión de duplicados para terminar la consolidación.

Puede parecer complejo, pero de verdad que fue muy sencillo. ChatGPT te va guiando paso a paso y es muy fácil.

2. Completar

Añadir progresivamente el contexto que falta, tanto sobre el perfil como sobre nuestra relación. La palabra importante es progresivamente. En mi caso tengo cerca de 3.000 contactos en mi agenda. No tendría ningún sentido dedicar semanas a documentarlos todos.

La alternativa es completar la información según vuelvo a relacionarme con personas relevantes. Si tengo una reunión, intercambio varios mensajes o alguien aparece en una conversación profesional importante, aprovecho para añadir contexto.

3. Recuperar

Aquí empieza la prueba de verdad. ¿Puedo encontrar personas utilizando preguntas que antes dependían casi exclusivamente de mi memoria?

Si pregunto por “personas relacionadas con alimentación que conozcan Latinoamérica” y aparecen dos contactos valiosos que yo no había recordado, el sistema empieza a justificar el trabajo.

4. Activar

La siguiente fase consiste en utilizar ese conocimiento para retomar una conversación, pedir consejo, solicitar una presentación, explorar una posible colaboración o simplemente mantener una relación que nos interesa.

5. Conectar

La fase final más interesante aparece cuando dejamos de buscar únicamente personas y empezamos a buscar caminos. Estoy intentando entrar en esta empresa. ¿Qué posibles conexiones tengo dentro de mi red? O Busco inversores para un proyecto relacionado con Asia. ¿Por qué personas empezaría?

La IA puede ayudar especialmente aquí porque puede combinar distintos indicios que nosotros quizá no habríamos relacionado.

Todo esto requiere esfuerzo desde luego. Pero, ¿qué valor le darías a tener tu red de contactos conectada y accesible de esta manera? Lo importante es que lo hagamos paso a paso.

Cómo empezar con Google Contacts, ChatGPT o Claude

Esta primera opción finalmente la descarté. Pero si quieres probar algo a coste cero, puede ser una buena opción. Yo no lo probé porque requiere subir un archivo con tus contactos a ChatGPT o Claude.

Una vez tengas toda tu base de datos de contactos y hayas añadido información de contexto a los más importantes, puedes subir una exportación en CSV a ChatGPT y empezar a hacer preguntas complejas con lenguaje natural.

No necesitamos programar una aplicación completa para comprobar la hipótesis. Podemos enriquecer algunos contactos con información útil y empezar a preguntar

Evidentemente, esta solución tiene bastantes limitaciones_

• Implica subir tus datos a un LLM.
• Es una “foto fija” por lo que se desactualiza rápido. Si cambias cosas en Google Contacts, debes hacer una nueva exportación a CSV.
• No tiene lo datos del perfil de Linkedin.

Lo que puedes sacar de esta fase es si tu red de contactos te empieza a devolver un valor que antes no te daba.

Cómo hacer evolucionar técnicamente el sistema

Ahora que tenemos mucho más claro qué queremos conseguir, es el momento de seleccionar la herramienta más adecuada. Al hacerlo podremos:

• Añadir la información cada contacto de Linkedin.
• Los metadatos de tus correos electrónicos (cuando te escribiste y con quien, no el contenido) y el calendario para enriquecer los perfiles,

Un error que evitaría: conectar todas las fuentes a la vez.
Si conectas de golpe la agenda, LinkedIn, email y calendario, puedes acabar incorporando una gran cantidad de contactos que realmente no quieres en tu base. Es mejor conectar las fuentes progresivamente, comprobar qué información añade cada una y corregir duplicados o problemas antes de pasar a la siguiente.

Mesh: utilizar IA para navegar por tu red de contactos

Esta es la herramienta que estoy probando. Mesh se presenta como un gestor de relaciones personales capaz de consolidar información procedente de distintas fuentes.

Hay herramientas más potentes, pero he preferido empezar por una relativamente sencilla. Siempre estoy a tiempo de cambiar si lo necesito.

¿Qué ventajas le veo a Mesh?

• Mesh construye fichas combinando información procedente de diferentes integraciones (contactos de google, Linkedin, correo electrónico, calendario, Twitter (X), etc. y permite añadir manualmente el contexto que falta. También utiliza un indicador denominado Network Strength, que trata de estimar la fortaleza relativa de nuestra relación con cada persona a partir de las interacciones registradas.
• Related People: si mencionamos a otra persona dentro de una nota, Mesh puede establecer una relación bidireccional entre ambas. Poco a poco deja de existir únicamente una lista de contactos y empieza a aparecer una red.
• Pero la funcionalidad que mejor representa lo que estoy buscando sea Nexus, su navegador basado en IA.
  En lugar de limitarse a buscar campos concretos, Nexus utiliza el contexto almacenado en Mesh para responder preguntas sobre nuestra red. La propia herramienta propone consultas como quién conocemos en determinado lugar, si conocemos a alguien en una empresa o qué persona podría ser relevante para una determinada situación.

Tiene otras muchas funcionalidades que nos permiten poner recordatorios, enviar mensajes o emails a nuestros contactos, etc. e incluso conectarlo con ChatGPT y Claude para hacer búsquedas desde allí, pero no quiero convertir este artículo en un tutorial.

Antes de importar miles de contactos de tu agenda, conectar Linkedin etc. a una herramienta así conviene hacer lo mismo que con cualquier base de datos: decidir cuál va a ser la fuente principal (normalmente tu agenda personal), conectar las fuentes gradualmente y comprobar duplicados y calidad de la información antes de automatizar más cosas.

Dex: gestionar activamente las relaciones profesionales

Dex es la versión mejorada de Mesh. Búsquedas más potentes, automatizaciones, actualizaciones de determinados datos, etc.

Puede centralizar contactos procedentes de LinkedIn, email y otras fuentes, mantener actualizados determinados datos profesionales y almacenar información que normalmente permanece en nuestra memoria: cómo conocimos a alguien, trayectoria, fechas importantes o notas sobre la relación.

Pero hay dos capacidades que me parecen especialmente interesantes:

• • Keep in Touch: podemos decidir cada cuánto queremos mantener contacto con determinadas personas y Dex utiliza la fecha de la última interacción para recordarnos cuándo debería producirse la siguiente.
  • Integración con IA: Dex tiene una mejor integración con su MCP (Model Context Protocol) y permite además gestionar y modificar la red mediante la IA.

Qué debe poder hacer una herramienta para gestionar tu red de contactos

Después de darle bastantes vueltas, creo que se puede simplificar bastante. Independientemente de la tecnología, quiero que un sistema de este tipo me ayude fundamentalmente a cuatro cosas.

• Recordar. Saber quién es alguien, qué experiencia tiene y qué relación tenemos.
• Encontrar. Localizar a la persona adecuada a partir de una necesidad, aunque no recuerde su nombre.
• Conectar. Entender posibles caminos entre personas, empresas, sectores o comunidades.
• Mantener. Detectar relaciones que merece la pena cuidar antes de que desaparezcan por falta de contacto.

Si una herramienta añade cincuenta funcionalidades pero no mejora significativamente alguna de estas cuatro capacidades, probablemente no la necesito.

No hay una opción mejor que otra. Tienes que analizar y decidir cuál es la que mejor encaja con lo que estás buscando. A mi lo que me parece potente es hacer tangible y accionable el valor de mi red de contactos, la forma de hacerlo es la de menos.

Preguntas frecuentes sobre cómo gestionar una red de contactos

¿Cómo puedo aprovechar mejor mi red de contactos?

El primer paso es dejar de pensar en tu red como una agenda y empezar a tratarla como una base de conocimiento. Para eso necesitas reunir la información, añadir contexto sobre cada persona y sobre tu relación con ella, y poder consultar esa información de una forma más flexible que mediante búsquedas por nombre, empresa o cargo.

No hace falta documentar a todos tus contactos de golpe. Es más práctico enriquecer progresivamente los perfiles de las personas relevantes a medida que vuelves a interactuar con ellas.

¿Puedo usar ChatGPT para buscar entre mis contactos?

Sí. Una opción sencilla consiste en exportar tus contactos a un archivo CSV y subirlo a ChatGPT o Claude para hacer preguntas en lenguaje natural sobre esa información.

Por ejemplo, puedes preguntar quién de tu red tiene experiencia en un determinado sector, país o tipo de empresa. El principal inconveniente es que estás subiendo los datos de tus contactos a un LLM y que el archivo es una foto fija: cualquier cambio posterior en tu agenda requiere una nueva exportación.

Si quieres mantener los datos completamente en local, necesitas construir un buscador local, algo que también puedes hacer con ayuda de ChatGPT sin subir los contactos.

¿Qué diferencia hay entre Mesh y Dex?

Las dos herramientas buscan convertir una agenda de contactos en una base de relaciones más útil, pero ponen el énfasis en cosas distintas.

Mesh está más orientado a consolidar información de distintas fuentes, enriquecer el contexto de los contactos y consultar la red mediante IA. Funcionalidades como Nexus permiten hacer preguntas en lenguaje natural sobre las personas de tu red.

Dex incorpora capacidades similares, pero añade una capa más explícita de gestión activa de las relaciones: seguimientos, recordatorios, cadencias de contacto, actualización de información profesional e integración con IA para consultar y modificar la red.

No hay una opción mejor en términos absolutos. Depende de si buscas principalmente entender y consultar tu red o gestionarla de forma más sistemática.