Cómo mejorar conversaciones clave para tomar mejores decisiones en la empresa

En una empresa, muchas decisiones importantes no se toman en reuniones formales ni en documentos estratégicos, sino en conversaciones cotidianas que no siempre están bien planteadas. Mejorar esas conversaciones puede marcar la diferencia entre avanzar con criterio o repetir errores que se arrastran durante años. Parece mentira, pero en mi asesoría de marketing me encuentro con este problema en una parte importante de las empresas.

Este artículo no habla de conversación social ni de habilidades blandas en abstracto. Habla de conversaciones que influyen directamente en decisiones relevantes: cómo se prioriza, cómo se interpreta un problema, cómo se alinean los equipos o cómo se evalúan las opciones antes de actuar.

En muchas empresas, los problemas no vienen tanto de falta de información como de conversaciones mal enfocadas que llevan a decisiones poco claras o precipitadas.

Desde esta perspectiva, mejorar la calidad de las conversaciones internas no es un asunto menor. Es una condición necesaria para tomar mejores decisiones y gestionar con más criterio. Los siguientes puntos no son técnicas de comunicación, sino pautas prácticas para que esas conversaciones sean más útiles en el día a día de la empresa.

Ser mejores conversadores. Con lo charlatanes que somos en España, podríamos pensar que somos los mejores en el ‘arte de tener una buena conversación’, ¿no?
Pues creo que hablar, hablamos mucho. Pero de ahí a tener buenas conversaciones hay una gran distancia. ¿no creéis?
Recientemente he visto una charla de Celeste Headlee en TED Talks que me ha hecho pensar sobre este tema. Y ya sabéis que cuando encuentro un tema interesante suelo escribir sobre ello en la categoría de ‘pensamientos’ del blog.

Hemos dejado de escuchar

Pensad por un momento en la última cena que hayáis tenido con vuestros familiares o amigos ¿habéis hecho el ejercicio de contar cuántas conversaciones simultáneas se producen? ¡A veces parece que haya más conversaciones que personas! 🙂
A esto no ayudan los teléfonos inteligentes. En ciertos rangos de edad y en determinadas circunstancias, la gente prefiere mandar mensajes, antes que hablar.
En unos casos por comodidad, en otros porque es más fácil escribirlo (nos evitamos pasar el apuro de tener que decirlo en persona), en otros por pura costumbre,… pero el resultado es que hablamos con más gente, pero tenemos muchas menos conversaciones cara a cara (en directo o por teléfono). Hemos perdido parte de los valores que antes tenían las conversaciones en persona. Sobre esto puedes leer Los móviles nos acercan a los que están lejos, pero alejan a los que están cera.
Y lo reconozco, yo soy el primero que abuso del teléfono. En más de una ocasión saco el teléfono en mitad de una conversación. Siempre por algo relacionado con lo que estamos hablando, pero que creo que la mayoría de esas veces debería dejarlo apartado.

Si no escuchamos, ¿cómo vamos a entendernos?

Creo que es algo que debería enseñarse en clase. Es algo muy básico, pero tan importante o más que cualquier conocimiento que podamos adquirir. ¡Es la base de la comunicación!
A continuación os dejo un resumen de la charla, y al final del artículo el vídeo completo.

Cómo tener una buena conversación

1. Céntrate en la conversación: si estás hablando con alguien, céntrate en eso. Si tienes mil cosas en la cabeza, la conversación no te interesa demasiado por el motivo que sea, no la tengas. Es así de claro. Si queremos tener una conversación que realmente nos aporte, que sea productiva para ambas partes, debemos dejar todo para poner la máxima atención. Así que nada de teléfonos móviles, televisión, notas mentales sobre tareas pendientes, etc. etc.
2. No vayas de experto: Entre aportar un dato e ir de experto hay una diferencia importante ¿entendéis el matiz, no? Para tener una buena conversación tienes que asumir que siempre tienes algo que aprender del otro. Si piensas que eres el mayor experto en algo, no vas a tardar en darte cuenta de que ni eres el que más sabe de tu especialidad, y que hay personas que saben mucho de otras muchas cosas. Sobre este tema me gustó mucho el post de Seth Godin: “Todo el mundo es mejor que tu,…» en algo. Y lo mismo les ocurre al resto. Es decir, que tu serás mejor que la otra persona en algo, y viceversa. Aprovechemos esta realidad, para sacar algo positivo de cada conversación. La clave es ir con una mentalidad abierta, pensar que siempre puedes aprender algo de cada conversación, hasta que terminas por dejar de dar tu opinión, para que la otra parte se exprese con mayor libertad. Ya tendrás tiempo de responder y argumentar.
3. Usa preguntas abiertas y genéricas: cuánto más abierta sea la pregunta, más le harás pensar y más interesante será su respuesta.Si eres específico terminas guiando la respuesta. No es lo mismo preguntar ¿tuviste miedo ayer? A ¿cómo te sentiste? Con la primera pregunta, la respuesta se ceñirá al miedo, y dejará de lado otros sentimientos que pudo experimentar.
4. Deja que la conversación fluya: para que una conversación tome vida propia es importante que fluya, que sea un ‘toma y daca’ continuo en el que las ideas vayan solas. Si te empeñas en recuperar aquel dato, aquella anécdota que tenías en mente, dejas de escuchar y además cuando lo sueltes, vas a entorpecer la conversación. Si tenía sentido hace 1 minuto, lo más seguro es que ahora no lo tenga tanto. Deja ir esa ‘frase’. Ya volverá a surgir la oportunidad, o no. No importa.
5. Si no sabes algo, reconócelo: no tienes la obligación de saber todo. No tienes porque ser el experto (ver punto 2) en cada tema. Aunque en España sea deporte nacional (antes que el fútbol) opinar sobre todo, muchas veces nos lo podemos ahorrar.
6. No compares sus experiencias con las tuyas: en ocasiones puede parecer empatía, pero en realidad estamos tratando de desviar la conversación. Estamos tratando de volver a tomar el control. Si nos están contando algo, es para que les escuchemos. No para que comparemos su sufrimiento/éxito con el nuestro. Nunca vamos a vivir las cosas de la misma manera que la otra persona.
7. No te repitas: cuando tenemos un argumento claro, tendemos a repetirlo n veces. De la misma manera o con enfoques diferentes, pero con el único objetivo de dejar claro nuestro punto de vista una y otra vez. Con que lo digas una vez es suficiente. Si dudas si la otra persona lo ha entendido, es mejor preguntárselo ¿has entendido mi punto de vista? ¿qué te parece,…?
8. Omite los detalles: directamente relacionado con el punto 2. La otra parte no ha venido a aprender estadísticas, datos históricos o por el contrario detalles sin importancia que no aportan nada a la conversación. Ha venido a verte a tí. Además,… a la gente no le importan demasiado los detalles.
9. Escucha: preferimos hablar a escuchar. Nos permite tener la situación bajo control y no despistarnos. Stephen R. Covey decía: “La mayoría de nosotros no escuchamos con la intención de entender, sino con la de contestar”
   Para sacar cosas positivas de una conversación, tenemos que estar presentes, prestar atención, olvidar el resto,… si no estás dispuesto a hacerlo es ¿para qué tienes esa conversación?
10. Se breve: aporta valor con lo que dices, escucha con ganas de entender y aprender y se conciso. Me encantó una frase de la conferencia: “Una buena conversación es como una minifalda. Lo suficientemente corta como para mantener el interés, y lo suficientemente larga, como para cubrir el asunto”.

Como resumen Celeste Headlee dice: “Escucha y prepárate para ser sorprendido”.

¿Qué os ha parecido? ¿difícil de cumplir, no?
Leyendo esta lista, me considero un conversador terrible. ¡Quizás por eso tenga un blog! 😉
Aquí os dejo el vídeo con la conferencia completa: